隨著計算機和網絡技術在政府辦公中的廣泛應用，很多信息可以通過電子信息通道進行傳遞。但對于一些重要的機要檔案，由于其機要保密特性的要求，有很多無法通過網絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存，智能文件柜就是在這種趨勢下應運而生的。

傳統文件柜，即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。

智能文件柜是結合智能檔案管理軟件的新型智能檔案管理產品。借助它可以實現對檔案的權限管理、定位管理、智能存取、智能盤點、在線監控等功能，同時對檔案進行規范化、智能化、自動化管理。

相對于傳統的文件柜，速易寶智能文件柜具有非常明顯的優點，具體從以下幾個方面來看：

1. 系統控制

主柜柜機控制面板載有32寸觸摸顯示屏，用于對柜機實現操作，查詢箱柜狀態，保持正常運轉。通過高科技技術對智能文件柜的系統進行設計、完善系統功能。

2.信息讀取

具有IC刷卡器和掃描器。IC讀卡器可讀取市場上大多是協議的IC卡，掃描器支持條形碼和二維碼掃描。

3.身份認證

智能人臉識別，實現人臉抓取攝像，存儲或者上傳云端，可用于開箱存取文件，可以對存取操作全程記錄，實時監管文件去向，并能對非法出庫、逾期未還等情況自動報警，相較于傳統檔案柜安全性更高。

4. 硬件控制

鎖控板上集成了電子鎖以及格口LED燈箱控制，實時顯示文件的存取狀態。

5. 通訊模塊

工控機配置網絡端口，可外接網線實現遠程聯網。數據可保存在本地也可以上傳制定網端，實現遠程控制，省去手工登記盤點的步驟，有效提升了檔案盤點和管理效率。

智能文件柜具備兩種主要功能：文件存儲與流轉。未來，智能文件柜在政府機關、企事業單位、檔案館、財務室等場所中大量產生文件，需要歸納存檔，智能文件柜自動錄入文件信息，存取時間，智慧化管理。同時，涉及文件流轉需要時，工作人員需將文件存入交換柜，由系統發送通知及取件碼給當事人，完成文件的轉交。柜體采用人臉識別身份驗證，同時可以實現刷卡和二維碼掃描等功能。